美国保险服务所(Insurance Service Office, 简称ISO)
当一个公司每年要分发超过4亿页的文件时, 他需要一种有效的, 经济的文件分发方式。美国保险服务所(ISO)就存在这样的情况。ISO是一个为财产保险和灾害保险提供统计资料, 精算, 保费和理赔信息的机构。为了降低文件的制作, 分发和储存成本及改善客户服务, ISO研制出一种电子文件的解决方案: ISOnet---建立在Adobe Acrobat和Adobe Acrobat Capture软件及Web基础上的网站。
"我们之所以运用Acrobat和Acrobat Capture, 是因为它能提供一整套解决方案: 将纸张文件和电子文件转换成一种独立于平台和应用程序的格式。"ISO的市场和发展部经理Rich Della Rocca说, "另外, 此格式版本与原始文件完全一致。"
ISO的纽约总部是协助保险公司预算理赔成本的。与大多数商务不一样, 保险公司不能在众所周知的成本上定保费。这就是为什么每年ISO要从各地的保险公司收集个人保险单的资料。而且按照法律规定, ISO必须向保险业管理者提交此资料总结, 以协助管理者评定各个州的保费。同样, ISO还利用其数据库的资料来提供服务, 完善市场上的保险公司, 包括提供标准的保险单, 制定费率, 保费规定及私人财产所在地点的查勘。
过去的25年里, ISO一直在向世界各地的保险公司和保险业管理者们分发纸张形式的保险单, 费率表和其它有关保险的文件。随着需求量的增长, 资料的分发量也随之增加。一些客户每年都要从ISO那里收到几十万页的纸张文件。
为了简化这个过程, ISO希望通过Internet广泛的电子形式来分发文件资料。鉴于关于保险的文件大多是正式的合同, 保证这些合同在传递过程中不走样是极为重要的。"我们知道HTML格式无法保证传递过程中文件不走样, 所以我们要寻找其它解决方案。" Della Rocca解释道。ISO同样也希望能给客户提供一种更好的途径去管理, 储存和检索庞大的ISO文件资料。
现在, ISO可运用Acrobat将原始文件---大部分是Microsoft?Word和Microsoft Excel文件---转换成便携文档格式(PDF)文件。存储在服务器上的PDF文件, 客户可根据需要从Internet上检索, 浏览, 打印和下载。PDF为分发给ISO客户的资料提供了独立于平台和应用程序的可访问文件格式。并且, PDF文件保持文件原貌---包括字体, 图形, 费率表及保险文件的全部版式。在可检索的PDF文件中能快速轻松地找到资料, 也有利于资料的储存。
运用Acrobat Capture软件, 其它ISO的纸张文件也可转换成PDF电子文件。Capture能将纸张文件通过扫描瞬间转换为电子文件, 并以可检索, 可访问的PDF文件格式传递。这些过程都自动化后, ISO就能运用Acrobat Capture以批处理模式成批扫描文件。"我们在不到六周的时间里将过去三年的文件全部扫描完, "Della Rocca说, "而且图形的质量相当棒。" 今天通过Internet , ISO客户可访问, 下载超过25000份的PDF格式的ISO文件, 并能在任何一台打印机上打印。唯一所需的软件是一个浏览器和免费的Reader(可在Adobe的Web站点上下载)。而且, 集约紧凑的PDF文件非常容易地被快速地下载。
自从1998年6月ISOnet服务开通以来, ISO和他的客户利用Web和PDF文件的优点已经获益不少。由于发送PDF文件就如同把文件从电脑输送到打印机上一样容易, ISO不必再浪费时间和金钱把文件重新编成HTML格式在Web发布了。这直接为ISO节省了成本。"运用Acrobat, 我们每年在文件制作, 分发方面的费用得到了大幅度的减少。" Della Rocca提道。
由于PDF文件可进行全文本索引, ISO的客户能轻松快速地找到他们所需的信息。"在过去要翻箱倒柜花上几个小时的时间查找资料夹, 而如今只需将手指放在指定的ISO简报或一份三年保险单上就可以了---数秒钟的时间。" Della Rocca说。除了可轻松便捷访问资料外, Della Rocca还提到提供PDF格式文件每年能节约客户几万美元的文件整理, 储存费用。
在ISOnet成功的基础上, ISO计划通过Internet分发更多PDF格式的出版物。这对于客户来说将会方便, 即时取得大量的商业信息。Della Rocca补充道: "运用Acrobat软件, 很容易就建立起了ISOnet, 以我们和我们的客户来说都不需要在软件上做很大的投资。每年我们都分发大量的文件, 运用Adobe Acrobat和Acrobat Capture 软件, 不但改善了我们的服务, 而且降低了我们的制作和发送成本。" |
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